季度总结被科长打回那次，问题不在写法，在格式——层次序号从「一、」直接跳到了「1.」，中间的「（一）」整个没了。那份初稿是AI出的，我当时给它的提示词就一句：帮我写一份第三季度工作总结。现在回头看，这跟让实习生裸写差不多。
公文写作提示词真正值钱的部分，是把格式当条款写进去。《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）里那套规矩——标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋，结构层次序号依次是「一、」「（一）」「1.」「（1）」——AI不会主动守，你不写，它就按自己舒服的来。我后来把格式要求做成一块固定文字，每次先贴格式、再贴素材，返工立刻少了一大截。
公文写作提示词里必须写死的五类要素
文种、主送机关、层次序号、成文日期、附件说明这五类要素要逐条写进提示词，漏一类AI就自由发挥一次。顺序和措辞也要给样，不能只丢个题目了事。
逐条说。文种要点名：是通知、请示还是总结，不说清楚，AI就在结尾给你整出个不伦不类的「此致敬礼」——通知不是书信，根本没这一说。主送机关要给全称，我吃过亏：稿子里写「各村委会」，AI擅自缩成「各村」，文件还没出门就不像话了。
层次序号那条最容易被漏掉。我现在的写法是直接写明：层次序号依次用一、（一）、1.、（1），不许跳级。就这一句，把科长爱圈的那类错全堵住了。成文日期也要交代，用阿拉伯数字还是汉字、放在落款什么位置，各单位习惯不一样，得照自己单位的来。
这块格式条款我压了又压，现在固定在128字上下，存在桌面一个txt里，文件名就叫「格式块」。太长AI会漏条款，太短又堵不住，128字是我试了五六版剩下来的数。
通知和总结的底稿，差在哪
通知的提示词核心是事项要素和时间节点，一条不能缺；总结的核心是数据和成绩对应，不许AI自己编数。两套底稿分开存，混用必返工。
通知是拿去办事的，提示词里要逼AI交代清楚：谁、干什么、什么时间前完成、找谁对接。我写会议通知会额外加一句「时间、地点、联系人三要素缺失时用【】留空，不许编」——AI最爱替你补一个不存在的会议室，这事我撞过两回。
总结反过来，最怕编数。提示词里要明写「不得出现材料以外的数字和单位名称」。我被打回的那份总结里，就有个AI自己算出来的「完成率98%」，材料里根本没有这个数，科长圈出来问我哪来的，我一时语塞。
| 对比项 | 通知 | 总结 |
|---|---|---|
| 提示词核心 | 事项、时间节点、责任人 | 成绩、数据来源、问题不足 |
| 最怕的事 | 要素缺失还硬补 | 数据造假、成绩注水 |
| 语气要求 | 平实，带指令感 | 克制，少形容词 |
| 最值钱的一句 | 缺要素用【】留空 | 不得出现材料以外的数字 |
AI写的公文为什么一股翻译腔
根因是提示词里没给句式样本，AI只能拿训练语料里那种空泛的汇报腔来凑。补一段本单位旧文件的原文当范文，腔调立刻对齐。
「为进一步推进落实各项工作任务」——这种句子AI张口就来，放进红头文件一眼假。公文要的是短句、动词打头、少堆形容词。光在提示词里写「语气正式」没用，它理解的正式和你理解的，压根不是一个东西。
我的办法笨，但管用。翻出2024年单位一份被通报表扬的总结，截两段贴进提示词，标注「句式、节奏照这两段来」。头一回试，四字口号少了一多半，科长那关一遍过。举例给范文这块另有门道，例子提示词怎么给，这位行政专员的写法和我思路对得上，可以对照着调。
对了，涉密的别贴。带红头的、带人名和身份证号的原件，先脱敏再喂给AI，这条比什么格式都靠前。
那份被圈得乱七八糟的总结，后来我用现在的底稿重跑了一遍，格式问题一个没犯。以前改格式带改内容得磨两个钟头，那次四十分钟收工。公文写作提示词说到底不是什么高级技巧，就是把科长平时爱圈的错，提前写成条款喂给AI。格式守住了，剩下的才是真本事。
常见问题
提示词里要不要写明文种和密级？
文种必须写明，是通知还是请示，AI才不会在结尾乱加客套。密级一般不用写——涉密文件按规定不上网、不进AI，能贴出去的都该是非密材料。
内部小通知也用得着这么严吗？
看发到哪。工作群里转一句的可以松，走纸质、盖公章的照严办。序号跳级这种毛病，越随手的场合越容易犯。
AI把单位名称和数字写错了怎么防？
提示词里写死「单位名称、数字只准从材料原文取，不得改写缩写」，出稿后单独把数字通读一遍，比改十处措辞都值。
请示和报告能共用一套底稿吗？
不能。请示要一文一事、有明确的请求事项，报告是陈述情况，连结尾那句都不一样。底稿分开存，各写各的。
